Rejestracja firmy w wirtualnym biurze, choć w pełni legalna, często wzbudza podejrzenia urzędników. Takie firmy często bywają traktowane jako przypadki o „podwyższonym poziomie ryzyka”.
Czym są wirtualne biura?
Wirtualne biuro jest usługą polegającą na outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu. Wynajmując wirtualne biuro, przedsiębiorca otrzymuje adres do rejestracji firmy. Może także korzystać z dodatkowych usług:
- obsługi recepcyjnej,
- dedykowanej linii telefonicznej,
- oddelegowania określonych zadań (np. odebrania materiałów z drukarni) pracownikom wirtualnego biura,
- wynajęcia sal konferencyjnych i biurek do pracy,
- obsługi prawnej i księgowej.
Korzystną ofertę na wirtualne biuro w Warszawie posiada firma Gold Place. Prestiżowy biurowiec i lokalizacja określają korzystny wizerunek przedsiębiorcy w przypadku, gdy będzie potrzebował zorganizować spotkanie w biurze. Dodatkowo wykwalifikowany personel pomoże zarówno w obsłudze gości jak i w sprawach związanych z prowadzeniem działalności.
Działalność wirtualnych biur jest w pełni legalna i poparta przepisami prawa
Dla kogo wirtualne biuro?
Wynajęcie wirtualnego biura jest szczególnie polecane osobom, które świadczą usługi zdalnie, a do wykonywania obowiązków nie potrzebują stałej siedziby, np. wynajętej przestrzeni biurowej. Z takiego rozwiązania chętnie korzystają:
- freelancerzy — tłumacze, copywriterzy, graficy, scenarzyści,
- start-upy,
- początkujące kancelarie prawne,
- początkujące agencje marketingowe,
- firmy, które chcą rozpocząć działalność w Polsce,
- firmy, które chcą otworzyć oddział w innym mieście.
Wirtualne biuro a rejestracja do VAT
Zgodnie z treścią art. 272 pkt 5 Ordynacji podatkowej organy podatkowe pierwszej instancji mają obowiązek dokonywania czynności sprawdzających. Ich celem jest weryfikacja danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej. Aby uszczelnić system podatkowy, urzędnicy skarbowi zaczęli więc przeprowadzać wnikliwe kontrole podmiotów ubiegających się o rejestracje dla celów VAT. Jednym z najczęściej stosowanych zabiegów jest sprawdzenie adresu rejestrowego. Często zdarzało się, że jeśli w polu adres siedziby figurował adres wirtualnego biura, decyzja fiskusa była negatywna. Zdaniem organów podatkowych podmioty zarejestrowane w wirtualnych siedzibach stwarzają większe zagrożenie wyłudzeń. Co na to prawo?
Zgodnie z art. art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT, jeżeli spełniony jest co najmniej jeden z następujących warunków:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
- podmiot ten nie istnieje,
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.
Rejestracja podatnika VAT, który zarejestrował firmę w wirtualnym biurze, powinna odbyć się więc bez zastrzeżeń. Prawo nie daje bowiem urzędnikom żadnych przesłanek, stanowiących podstawę odmowy rejestracji firmy, zarejestrowanej w wirtualnym biurze. Taką tezę potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 r. Zgodnie z jego uzasadnieniem, użycie adresu wirtualnego biura podczas wypełniania dokumentów VAT-R nie może stanowić jedynej przyczyny wystawienia odmownej decyzji podczas rejestracji jako podatnika VAT.
