Czym właściwie jest obsługa informatyczna firmy
Obsługa informatyczna, nazywana też outsourcingiem IT, to model, w którym firma zleca bieżące zarządzanie sprzętem, oprogramowaniem i infrastrukturą zewnętrznemu dostawcy, zamiast zatrudniać własnego informatyka. W praktyce oznacza to jeden telefon lub zgłoszenie w systemie, gdy coś przestaje działać, zamiast szukania na własną rękę, kto może pomóc. Dostawca odpowiada za utrzymanie sprzętu w firmie, konta pracowników, pocztę, kopie zapasowe i podstawowe bezpieczeństwo, na zasadach określonych w umowie.
Co w praktyce obejmuje pakiet obsługi IT
Dobra umowa serwisowa dla małej firmy zwykle obejmuje kilka stałych elementów, niezależnie od tego, jakiego dostawcę się wybierze.
- Helpdesk, czyli szybką pomoc telefoniczną i zdalną przy codziennych problemach sprzętowych i programowych, z gwarantowanym czasem reakcji zapisanym w umowie.
- Administrację kontami pracowników, pocztą firmową i pakietem Microsoft 365, w tym dodawanie i usuwanie użytkowników przy zmianach kadrowych.
- Zarządzanie sprzętem: komputerami, drukarkami, siecią oraz ewentualnym serwerem, jeśli firma go posiada.
- Regularne kopie zapasowe danych oraz cykliczne testowanie, czy dane rzeczywiście da się z nich odtworzyć.
- Podstawową ochronę przed wirusami i phishingiem, wraz z bieżącym monitoringiem, czy sprzęt działa poprawnie.
Przykład takiego pakietu dla firm do 25 komputerów oferuje UXU w cenie od 2000 zł miesięcznie, z gwarantowanym czasem reakcji na zgłoszenie liczonym w godzinach, a nie dniach.
Jak wygląda codzienna współpraca z dostawcą IT
W praktyce współpraca wygląda podobnie jak z każdym innym stałym usługodawcą. Pracownik zgłasza problem telefonicznie, mailowo lub przez system zgłoszeń, a dostawca podejmuje go w czasie określonym w umowie, na przykład do 4 godzin dla zgłoszeń standardowych. Część problemów, jak resetowanie hasła czy konfiguracja poczty, rozwiązywana jest zdalnie w kilka minut. Poważniejsze awarie sprzętowe wymagają wizyty na miejscu, dlatego warto sprawdzić, czy dostawca ma realną możliwość szybkiego dojazdu, a nie tylko obsługę zdalną. Dobrym przykładem tego, jak łatwo pomylić przyczynę problemu bez odpowiedniej diagnostyki, jest opisany przez UXU przypadek klienta przekonanego, że problemem jest Wi-Fi, podczas gdy rzeczywista przyczyna leżała zupełnie gdzie indziej.
Ile kosztuje obsługa informatyczna małej firmy
Cena zależy przede wszystkim od liczby stanowisk komputerowych oraz gwarantowanego czasu reakcji na zgłoszenie. Poniższa tabela pokazuje orientacyjny cennik.
|
Wielkość firmy |
Cena miesięczna netto | Gwarantowany czas reakcji |
|
Do 25 komputerów |
od 2000 zł | do 4 godzin w cenie podstawowej |
|
26 - 50 komputerów |
od 4000 zł | do 4 godzin w cenie podstawowej |
|
51 - 100 komputerów |
od 8000 zł |
do 4 godzin w cenie podstawowej |
Dokładną wycenę dla własnej firmy, w tym z uwzględnieniem dodatkowego serwera, można sprawdzić samodzielnie przez kalkulator kosztów obsługi IT, bez konieczności wcześniejszej rozmowy telefonicznej.
Własny informatyk czy zewnętrzna obsługa IT
Dla firmy zatrudniającej kilkanaście osób zatrudnienie informatyka na pełny etat rzadko się opłaca, bo koszt wynagrodzenia trzeba ponosić niezależnie od tego, czy akurat jest awaria. Warto porównać oba modele.
|
Kryterium |
Własny informatyk na etacie |
Zewnętrzna obsługa IT (outsourcing) |
|
Koszt miesięczny dla małej firmy |
od ok. 6000 - 9000 zł brutto | od ok. 2000 zł netto |
|
Dostępność w razie choroby lub urlopu |
brak zastępstwa |
zespół specjalistów, ciągłość usługi |
|
Zakres kompetencji |
jedna osoba, ograniczona wiedza | zespół obejmujący sieci, serwery, cyberbezpieczeństwo |
|
Czas reakcji na awarię |
zależny od obecności w pracy | określony w umowie SLA |
|
Skalowanie przy wzroście firmy |
konieczność zatrudnienia kolejnych osób | elastyczna zmiana zakresu usługi |
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku
Przejście na obsługę zewnętrzną zwykle wygląda podobnie niezależnie od wybranego dostawcy. Najpierw następuje audyt obecnej infrastruktury, czyli sprawdzenie, jakie komputery, serwery i programy firma posiada oraz jakie są największe luki w zabezpieczeniach, w tym typowe błędy jak połączenie do serwera przez pulpit zdalny bez VPN. Następnie ustalany jest zakres umowy i czas reakcji na zgłoszenia, dopasowany do specyfiki działalności, na przykład sklepu, kancelarii czy zakładu produkcyjnego. Kolejnym krokiem jest wdrożenie podstawowych zabezpieczeń, takich jak kopie zapasowe, a na końcu przekazanie firmie stałego kontaktu do helpdesku.
Podsumowanie
Obsługa informatyczna to dla małej firmy przede wszystkim wygoda i przewidywalność: jeden kontakt do zgłaszania problemów, konkretny czas reakcji zapisany w umowie i zespół specjalistów zamiast jednej osoby, na której wszystko się opiera. Koszt takiej usługi jest zwykle niższy niż zatrudnienie własnego informatyka, a przy tym daje dostęp do szerszej wiedzy: od codziennego helpdesku po administrację serwerami i bezpieczeństwo danych.
